Puhelujen ja verkkotapaamisten tallentaminen
Puhelut ja verkkotapaamiset voidaan äänittää ja tallentaa noudattaaksemme erilaisia sääntelyvaatimuksia sekä dokumentointia varten. Alla on kuvattu, kuinka käsittelemme henkilötietoja puhelimitse ja verkkotapaamisissa äänitettyjen keskustelujen yhteydessä (“keskustelut”).
Tarkoitus ja oikeusperuste keskustelujen tallentamiselle ja säilyttämiselle
Keskustelut tallennetaan ja säilytetään dokumentoidaksemme keskustelujemme sisällön kanssasi ja niitä käytetään alla lueteltuihin tarkoituksiin:
Tallennamme ja säilytämme sijoituspalveluihin liittyvät keskustelut noudattaaksemme MiFID II -sääntelyn ja markkinoiden väärinkäyttöä koskevan sääntelyn mukaisia velvollisuuksiamme, ks. GDPR:n artikla 6(1)(c).
Lisäksi tallennamme ja säilytämme keskustelut tarkoituksenamme dokumentoida mitä on sanottu, tapahtunut ja sovittu keskustelun aikana, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f).
Äänitallennuksesta ilmoittaminen
Kun soitat työntekijällemme, sinulle pääsääntöisesti ilmoitetaan, jos keskustelu tallennetaan. Tietyissä tapauksissa tiettyjä tulevia ja lähteviä sijoituspalveluihin liittyviä keskusteluja tallennetaan ilman, että sinua informoidaan tästä ennen keskustelua. Näissä tapauksissa sinulle on aiemmin ilmoitettu tallentamisesta sopimussuhteen yhteydessä.
Verkkotapaamisen yhteydessä sinulle ilmoitetaan tallennuksesta kirjautuessasi tapaamiseen.
Yksittäisten tallenteiden käyttö tietyissä tapauksissa
Valitusten käsittely ja turvallisuushäiriöihin puuttuminen
Voimme kuunnella tallenteita silloin, kun se on tarpeen tutkiaksemme tiettyjä tapauksia, kuten valituksiasi tai turvallisuuteen liittyviä tilanteita, mukaan lukien mahdolliset petostapaukset tai uhkat sinulle, pankille tai työntekijöillemme, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f), ks. GDPR:n artikla 6(4).
Compliance ja riskienhallinta
Voimme kuunnella tallenteita joissain tapauksissa tarkistaaksemme ja varmistaaksemme Danske Bankin noudattavan sisäisiä ja ulkoisia sääntöjä, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f), ks. GDPR:n artikla 6(4).
Henkilötietojesi säilyttäminen ja poistaminen
MiFID II -sääntelyn mukaan meidän on säilytettävä sijoituspalveluihin liittyvät tallennetut keskustelut seitsemän vuoden ajan, ks. GDPR:n artikla 6(1)(c). Tämän jälkeen ne poistetaan automaattisesti, ks. GDPR:n artikla 5(1)(e).
Säilytämme muista syistä tallennetut keskustelut viiden vuoden ajan, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f).
Säilytysaikoihin lisätään 60 lisäpäivää ennen tallenteiden poistamista. Nämä 60 lisäpäivää mahdollistavat Danske Bankin aloittaa tapausten käsittely tapauksissa, jotka on vastaanotettu juuri ennen säilytysajan päättymistä.
Jos sinä tai Danske Bankin keskustelukumppanisi käytätte GDPR:ssä määriteltyjä oikeuksianne, esimerkiksi pyydätte pääsyä tallennettuun keskusteluun (ennen sen automaattista poistamista), tarkistamme tallenteen ja säilytämme sen tarvittavassa laajuudessa varmistaaksemme velvoitteidemme noudattamisen dokumentoinnin ja/tai mahdollisten valitusten käsittelyn, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f).
Jos pyydät rajoittamaan tallennetun keskustelun käsittelyä (ennen tallenteen poistamista) GDPR:n artiklan 18 mukaan, olemme velvollisia säilyttämään tallenteen rajoituksen keston ajan, ks. GDPR:n artikla 6(1)(c).
Jos tallenne liittyy erityisiin riitoihin tai turvallisuuspoikkeamiin, tallennetta ei poisteta ennen kuin tapaus on lopullisesti ratkaistu sovellettavan vanhentumisajan mukaisesti, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f).
Jos tallenne liittyy useisiin eri tarkoituksiin, se säilytetään pisimmän säilytysajan mukaisesti.
Oikeus vastustaa
Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä keskustelujen tallennuksen ja säilytyksen yhteydessä GDPR:n artiklan 21 mukaisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun tallennus perustuu oikeutettuun etuumme, ks. GDPR:n artikla 6(1)(f).
Muut tiedot ja oikeutesi
Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus pääsyyn, oikaisuun tai henkilötietojen poistoon ja/tai käsittelyn rajoittamiseen. Lue lisää henkilötietojen käsittelystä ja siihen liittyvistä oikeuksistasi tietosuojatiedotteistamme Tietosuojatiedote - Danske Bank.
